A importância do Sistema Integrado nas Corporações

Abril 23rd, 2015 Posted by Artigos, Blog do Suporte 0 thoughts on “A importância do Sistema Integrado nas Corporações”

Já não é nenhuma novidade que hoje em dia é extremamente crucial termos um ótimo sistema integrado ajudando nos processos internos e externos das empresas, mas será que sistema integrado é mesma coisa que sistema de gestão?

Um sistema integrado integra todos os departamentos e processos de uma empresa possibilitando unificar a maioria das tarefas em conjunto para que o objetivo final, que é sempre a redução de perdas e aumento dos lucros, alcance seus devidos resultados conforme o planejamento inicial do projeto.

Já o sistema de gestão ele pode ser um sistema específico para um determinado departamento para agilizar algum processo e após a execução desse sistema específico ou dados finais podem ou não ser incluídos ou lançados no software da empresa. Mas hoje em dia sistemas específicos de gestão são muito raros pois a grande maioria das empresas optam por implementar um sistema geral para que não se tenha o retrabalho de realizar alguma função em um sistema específico para depois lança-lo no sistema geral da empresa.

Vantagens de um Bom Sistema Integrado

Dentre as muitas vantagens que um sistema de ERP pode proporcionar para seu negócio podemos citar como principais a maior confiança nos dados, ou seja com a implementação os erros são praticamente nulos pois o próprio sistema tem a função de verificar a confiabilidade dos dados em tempo real, e raramente essa verificação é falha e na grande maioria o erro é humano quando podemos sem querer lançar algum dado incorreto  que com certeza irá mudar alguns números no final do mês.

Outra grande vantagem é redução o retrabalho da grande maioria dos processos. Isso por que a única função humana é lançar dados e o próprio sistema realiza praticamente todo o resto do processo e isso, além de reduzir o retrabalho pode aumentar a rentabilidade do funcionário que ao invés de ficar checando o trabalho que acabou de finalizar pode realizar a aperfeiçoar novos processos e novas formas de otimizar ainda mais determinado procedimento, usando muito melhor esse tempo livre.

Desvantagens de um Bom Sistema Integrado

A implementação de um sistema integrado nem sempre só tem benefícios, por que como em tudo na vida, existe o lado ruim da coisa.

Vamos citar duas principais desvantagens que podem afetar drasticamente qualquer tipo de empresa, seja pequena, média ou grande. O primeiro deles é a interdependência dos departamentos, ou seja um departamento depende da entrega de determinado lançamento para dar sequencia a um procedimento, e isso é frequente na grande maioria das empresas. Nem sempre determinado departamento cumpre com prazos e planejamentos combinados, e isso gera maior sobrecarga de trabalho sobre toda empresa, pois um sistema é como um sistema de engrenagens, se uma não funciona na mesma eficiência que a outra todo sistema fica comprometido.

Como última desvantagem citamos o principal problema que existe. A falha humana. Dentre o segundo problema que podemos encontrar é a inserção de dados incorretos por parte do usuário no sistema. O pior é que um dado errado gera problemas para todos os departamentos que processam esses possíveis números ou dados e passam para outro departamento. O grande problema é que esse tipo de erro é visto somente nas análises de relatórios e custos realizados no final do mês, e até lá pode ser tarde demais para recuperar as despesas que já ocorreram.

Infelizmente o sistema não sabe que o usuário lançou um dado errado. Ele simplesmente processam de modo automático e o restante dos dados são automaticamente atualizados.

Funcionamento Básico de Um Sistema Integrado

Para se entender o fundamento de funcionamento de um sistema empresarial podemos resumir como sendo um grande banco de dados com informações que interagem entre si criando assim um vínculo e um ciclo de funcionamento, e quando algum dado novo é inserido nesse sistema automaticamente todas as informações de cada setor ou departamento são atualizadas.

Um exemplo simples e básico desses tipo de processo seria um procedimento de um departamento de vendas. Na hora que é finalizada a venda e é emitida a nota fiscal o setor de estoque já é informado na hora pelo sistema e o mesmo já prepara o material para ser despachado, isso tudo sem que os departamentos percam horas avisando um ao outro que determinada mudança ocorreu. Outra vantagem fenomenal é que a troca de documentos e trânsito de papeis que rodam pela empresa é praticamente nulo, isso por que todas as informações estão na tela do sistema que passa as informações em tempo real ao usuário.

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